Automation trong doanh nghiệp không còn là khái niệm xa lạ trong thời đại chuyển đổi số. Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, việc tự động hóa đã trở thành giải pháp chiến lược trong mọi lĩnh vực. Bài viết này mariemartineau cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp khai thác tiềm năng vượt trội của automation.
Giới thiệu Automation trong doanh nghiệp
Trước khi đi sâu vào ứng dụng, cần hiểu rõ khái niệm và tầm quan trọng của automation trong doanh nghiệp trong bối cảnh hiện đại.
Khái niệm chung về automation
Automation trong doanh nghiệp là quá trình sử dụng công nghệ để thực hiện các tác vụ, quy trình vận hành mà trước đây do con người thực hiện. Thay vì phụ thuộc vào sức lao động thủ công, doanh nghiệp tận dụng phần mềm để tự động hóa nhiệm vụ lặp lại tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.
Điều quan trọng là cần phân biệt automation với robot vật lý. Trong bối cảnh doanh nghiệp, automation liên quan đến phần mềm như các ứng dụng ERP, phần mềm RPA chứ không phải là cánh tay máy trong nhà máy.
Mục tiêu của tự động hóa
Mục tiêu chính của automation trong doanh nghiệp là loại bỏ thao tác thủ công lặp lại, vốn chiếm nhiều thời gian và dễ gây lỗi. Khi tự động hóa, hệ thống xử lý nhanh hơn, chính xác hơn so với con người. Bên cạnh đó, tự động hóa còn giúp nhân sự tập trung vào các công việc mang tính chiến lược, sáng tạo những khía cạnh mà máy móc chưa thể thay thế.
Tìm hiểu RPA ứng dụng trong doanh nghiệp
Sau khi nắm được khái niệm cơ bản, phần tiếp theo sẽ giúp hiểu rõ hơn về một nhánh cụ thể của automation trong doanh nghiệp, đó là RPA.
Định nghĩa cơ bản
RPA – Robotic Process Automation là công nghệ sử dụng robot phần mềm để mô phỏng thao tác con người trên giao diện máy tính. Các bot này thao tác y hệt như nhân viên: mở email, sao chép dữ liệu, cập nhật hệ thống CRM, xử lý hóa đơn,…
Không giống như phần mềm truyền thống, RPA không cần can thiệp vào backend hệ thống. Bot hoạt động trực tiếp trên giao diện người dùng, giúp tiết kiệm thời gian tích hợp và giảm rủi ro.
Phân loại RPA
Có hai dạng chính của RPA: Attended RPA hoạt động dưới sự giám sát của con người và Unattended RPA tự vận hành không cần can thiệp thủ công. Ngoài ra, RPA ngày càng phát triển theo hướng thông minh hơn với sự kết hợp AI, được gọi là Intelligent Automation. Đây là phiên bản nâng cao của automation trong doanh nghiệp, giúp xử lý các quy trình phức tạp hơn.
Lợi ích khi áp dụng RPA và Automation vào doanh nghiệp
Dưới đây là các lợi ích thiết thực mà automation trong doanh nghiệp mang lại, được chứng minh qua hàng loạt mô hình thực tế:
Tăng cường hiệu suất với chi phí thâp
Automation giúp xử lý khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn, từ đó tăng đáng kể hiệu suất. Thay vì cần một đội ngũ lớn, doanh nghiệp chỉ cần một vài bot là đủ để đảm nhiệm những công việc lặp đi lặp lại. Hệ quả kéo theo là giảm mạnh chi phí vận hành. Không chỉ tiết kiệm lương nhân sự, automation còn hạn chế chi phí phát sinh do sai sót thủ công.
Tăng độ chính xác và giảm lỗi
Một trong những nguyên nhân gây thất thoát doanh thu là lỗi thao tác của con người. Automation trong doanh nghiệp giúp loại bỏ vấn đề này bằng cách lập trình quy trình chuẩn xác, ổn định. Robot phần mềm không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc hay mệt mỏi – điều kiện lý tưởng để xử lý các tác vụ yêu cầu tính chính xác cao như kế toán, kiểm tra dữ liệu.
Tối ưu trải nghiệm hài lòng
Khi quy trình nội bộ được tự động hóa, khách hàng sẽ nhận được dịch vụ nhanh hơn, chính xác hơn. Chẳng hạn, hệ thống có thể tự gửi email phản hồi, xử lý đơn hàng hay truy vấn thông tin một cách tức thời. Ngoài ra, automation còn cho phép cá nhân hóa dịch vụ nhờ phân tích hành vi người dùng. Đây là xu hướng tất yếu trong trải nghiệm khách hàng hiện đại.
Các ứng dụng thực tế của RPA trong doanh nghiệp
Để hiểu rõ hơn về tính thực tiễn, dưới đây là những lĩnh vực phổ biến ứng dụng automation trong doanh nghiệp hiện nay:
Tài chính kế toán
RPA giúp tự động hóa các quy trình tài chính như đối chiếu hóa đơn, xử lý thanh toán, nhập liệu sổ sách và tạo báo cáo tài chính. Việc này không chỉ giảm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác. Nhiều doanh nghiệp đã tiết kiệm hàng ngàn giờ lao động nhờ triển khai RPA trong phòng kế toán.
Ứng dụng Automation trong doanh nghiệp với nhân sự
Các quy trình như lọc hồ sơ ứng viên, chấm công, gửi thư mời nhận việc… có thể được tự động hóa hoàn toàn. Điều này giúp phòng nhân sự giảm tải công việc hành chính và tập trung vào xây dựng văn hóa nội bộ. Automation trong doanh nghiệp đặc biệt hữu dụng trong khâu onboarding – giúp nhân viên mới làm quen quy trình nhanh hơn.
Dịch vụ khách hàng
Chatbot tự động xử lý các truy vấn cơ bản như kiểm tra đơn hàng, thay đổi thông tin tài khoản hay cung cấp FAQ. Ngoài ra, hệ thống có thể tự động phân phối ticket đến đúng bộ phận xử lý. Tự động hóa góp phần nâng cao tốc độ phục vụ và làm tăng sự hài lòng của khách hàng.
Chuỗi cung ứng logistics
Từ việc theo dõi đơn hàng, cập nhật tồn kho, đến nhập liệu hóa đơn vận chuyển – tất cả đều có thể được RPA xử lý nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng.
Quy trình triển khai Automation và RPA
Một quy trình bài bản là yếu tố sống còn khi triển khai automation trong doanh nghiệp, xem ngay các bước tiêu biểu sau mà mariemartineau tổng hợp:
- Bước đầu tiên là đánh giá toàn bộ hệ thống vận hành để xác định đâu là điểm nghẽn, thao tác lặp lại và dễ tự động hóa. Giai đoạn này giúp tránh việc đầu tư vào các khâu không phù hợp.
- Tùy vào quy mô và ngành nghề, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp. Một số nền tảng phổ biến như UiPath, Blue Prism hay Automation Anywhere cung cấp bộ công cụ đa dạng.
- Xây dựng bản đồ quy trình là bước quan trọng. Doanh nghiệp cần mô tả rõ các điểm vào, điểm ra, tương tác giữa người và bot, các trường hợp ngoại lệ…
- Sau khi thiết kế xong, cần triển khai thử nghiệm (pilot) trên một quy trình nhỏ. Trong quá trình này, nên giám sát kỹ hiệu quả và điều chỉnh các bot nếu phát sinh lỗi hoặc sai lệch.
- Automation không thể thành công nếu không có sự tham gia từ phía con người. Do đó, cần đào tạo nhân sự sử dụng, theo dõi, và can thiệp khi cần.
Xem thêm: AI Viết Code – Công Cụ Hỗ Trợ Github Copilot, Codewhisperer
Khó khăn khi doanh nghiệp tự động hóa
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, automation trong doanh nghiệp vẫn đối mặt với một số thách thức, cụ thể:
- Một số nhân viên lo ngại robot sẽ khiến họ mất việc. Tâm lý này tạo ra phản ứng tiêu cực khi triển khai rPA và tự động hóa quy trình. Để giải quyết, doanh nghiệp cần truyền thông rõ ràng rằng automation là công cụ hỗ trợ – không phải thay thế.
- Dù giảm chi phí lâu dài, triển khai automation đòi hỏi đầu tư ban đầu đáng kể, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài ra, thời gian triển khai cũng có thể kéo dài nếu không có kế hoạch rõ ràng.
- Nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống legacy (cũ, khó cập nhật), gây khó khăn khi tích hợp automation. Cần cấu hình riêng hoặc chuyển đổi hạ tầng nếu muốn triển khai hiệu quả.
Kết luận
Automation trong doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong quá trình chuyển đổi số, giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Mariemartineau tin rằng doanh nghiệp hiện đại cần đầu tư đúng cách để khai thác toàn diện tiềm năng của automation. Đừng để doanh nghiệp tụt lại phía sau hãy hành động ngay hôm nay để tạo lợi thế cạnh tranh trên hành trình đổi mới số.
